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2024-04-07
第一条 为确保宁波市慈善总会(宁波市慈善联合会)各类印章保管、使用的严肃性和安全性,有效维护本会利益,在2018年6月会长办公会议通过的《印章使用管理制度》基础上,制定本办法。
第二条 本办法所指印章,包括总会公章、联合会公章、总会办公室印章、合同专用章、法人代表印章、财务专用印章、发票专用章、工会印章、义工分会印章等(含电子印章)。
第三条 本办法适用于总会各部门及分会的公文、便函、授权委托书、介绍信、证明、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议及其他需用印章的文本等。
第四条 印章使用审批:
1、总会公章、联合会公章、总会办公室印章、合同专用章使用,由经办人填写《公章使用审批表》,经分管副会长签字同意后由办公室负责对文件原稿用印。《公章使用审批表》由印章专管人员保管。
2、法人印章、工会印章、义工分会印章等其他印章使用,由经办人填写《公章使用审批表》,经分管副会长签字同意后由经办人负责用印。《公章使用审批表》由印章专管人员保管。
3、因特殊情况需借用印章到外用印时,经办人须认真填写《印章/证照外借申请登记表》,由分管副会长审批签字后方可借出印章。印章在借出时间内,须由一人以上随同监印。印章须于当天下班前归还至印章专管人员处。携带印章外出期间,借章人只能将印章用于所申请事项,并对使用后果承担一切责任。
4、未按批准权限或用印内容有误的,专管人员可拒绝申请人用印,或报告分管副会长处理。
第五条 印章保管:
1、总会公章、联合会公章、总会办公室印章、合同专用章由办公室负责保管;法人代表印章、财务专用印章、发票专用章由财务负责保管;工会印章、义工分会印章由各职能部门负责保管。
2、印章指定专管人员保管。专管人员每天应仔细检查所保管印章是否安全,若发现意外情况应立即报告分管副会长。专管人员因事、病、休假或其他原因不在岗位时,应事先跟分管副会长报告,指定他人临时代管。代管期间,代管人员要履行印章专管人员职责。专管人员正常上班后,应首先向代管人员索取回印章。
3、印章专管人员不得擅自用印,一经发现,按单位有关人事制度规定处理。
第六条 用印规范:
1、用印及盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。
2、介绍信、证明信如有存根,要在落款和间缝处一并加盖印章。
3、严禁在空白表格、空白便函、空白证件上用印。如有特殊工作需要,经分管副会长签字确认后方可用印。
4、所有用印的对外资料,经办人(经办部门)须存档一份。
第七条 印章刻制:由办公室提出书面申请,经分管副会长同意后,报会长办公会议讨论通过后按相关制度和程序予以刻制。印章停用、作废和遗失,按相关制度和程序执行。
第八条 本会电子印章由办公室保管,严禁随意修改、拷贝、转发或将密匙告知他人。电子印章制作、管理、使用同实物印章。
第九条 本办法自经2024年4月7日会长办公会议审议通过后执行。本办法解释权属本会。